Huurvoorwaarden en ondersteuningsmogelijkheden voor huur van Padma en Synergie
 
Naleving huurvoorwaarden
Lees deze huurvoorwaarden aandachtig, ook als u een optieboeking doet. Het niet naleven van de huurvoorwaarden kan vroegtijdige beëindiging van de huurovereenkomst / gebruiksovereenkomst / boeking of optieboeking tot gevolg hebben.

Promotionele en administratieve ondersteuning door Synergie, wanneer een ruimte bij Padma wordt gehuurd.
1.    Indien de activiteit past in de programmering van Padma kan deze kosteloos opgenomen worden in de agenda van de website van zowel Padma als Synergie.
Daarnaast kunt u tegen betaling gebruik maken van de volgende mogelijkheden die door Synergie zullen worden uitgevoerd.
2.    Opname in de maandelijkse digitale nieuwsbrief.
3.    Vermelding op de Padma website, eventueel met doorverwijzing naar eigen website.
4.    Alle opties (1, 2, 3) tezamen inclusief vermelding op de homepage van Padma.
De kosten voor optie vier zijn € 35,= exclusief b.t.w. ( tarieven september 2009) Indien u van optie 4 gebruik maakt, betaalt u de huurprijs voor de ruimte aan Padma, dit is inclusief alle faciliteiten van het pand. De factuur van Padma is zonder b.t.w.
Daarnaast krijgt u een factuur van Synergie voor de service van het afsprakenbureau, de promotionele, en/of facilitaire ondersteuning. Deze factuur bevat b.t.w.

Service- en afsprakenbureau
Het service- en afsprakenbureau verstrekt informatie aan uw klant, maakt afspraken voor u, verstuurt digitale informatie en noteert aan- of afmeldingen voor cursussen, trainingen of workshops.
Het sevice- en afsprakenbureau is via het telefoonnummer van Synergie tijdens kantooruren te bereiken of per e-mail en website. (service is per geplande activiteit)

Definitie dagdeel
Een dag bestaat uit drie dagdelen van elk 4 uur inclusief de tijd die nodig is ter voorbereiding en ontruimen van de betreffende ruimte. De dagdelen zijn van 8:00 - 12:00 13:00 - 17:00 en 18:00 - 22:00 uur
Een half dagdeel bestaat uit 2 uur inclusief de tijd die nodig is ter voorbereiding en ontruimen van de betreffende ruimte. Een half dagdeel is van 8:00 - 10:00 of van 10:00 tot 12:00 dan wel van 13:00 - 15:00 of 15:00 tot 17:00 enz.

Definitie boeking en optieboeking
Bij een boeking gaat u direct een betalingsverplichting aan. De gereserveerde ruimte wordt voor u vrij gehouden.
Bij een optieboeking kunt u een datum vastleggen zonder directe betalingsverplichting. Het is echter een optie! Dit betekent dat Padma de optie kan beëindigen, bijvoorbeeld wanneer er voor dezelfde optie een definitieve boekingsaanvraag komt. De volgende situaties kunnen dan ontstaan:
1. U krijgt de keuze om op dat moment uw boeking definitief te maken.
2. U kunt een optie krijgen op een andere ruimte.
3. In uitzonderlijke gevallen kan Padma beslissen dat de optie komt te vervallen, u kunt dan natuurlijk een optie vragen voor een andere datum.
Let op! Als een optieboeking niet volgens de huurvoorwaarden tijdig wordt afgezegd en de datum verstrijkt gaat u de betalingsverplichting aan. U bent zelf verantwoordelijk voor het controleren van uw boeking in het online boekingssysteem en het tijdig melden van een boeking die komt te vervallen.

Begin- en eindtijden
De huurder dient zich te houden aan de begin- en eindtijden.
Dagdeel (4 uur aaneengesloten): 8:00 - 12:00 uur 13:00 - 17:00 uur 18:00 - 22:00 uur.
Een half dagdeel (2 uur aaneengesloten) kan alleen binnen de tijden van een dagdeel plaatsvinden bijvoorbeeld van 8:00- 10:00 uur dan wel van 10:00 - 12:00 uur enz.
De huurtijden zijn inclusief de tijd voor het inrichten en opruimen van de ruimte. Wanneer u van tevoren weet dat u meer tijd nodig heeft dan een blok van twee of vier uur, kan dat alleen wanneer dit vooraf wordt afgesproken, gereserveerd en indien inpasbaar in het huurrooster. Wanneer u niet van te voren overlegt en de gereserveerde tijd overschrijdt, zijn de extra kosten € 12,00 per half uur (ongeacht welke ruimte).

Gebruik van de ruimte
Vóór gebruik van de ruimte dient u de ruimte te controleren op netheid, reinheid, gebreken en aanwezigheid van de materialen. Bij constatering van onjuistheden dient u vóór gebruik van de ruimte hiervan melding te maken bij de coördinator van Padma. Bij vertrek dient de ruimte netjes en schoon achtergelaten te worden. Alle gebruikte voorzieningen dienen volledig opgeruimd te worden. Bij vertrek ALTIJD de verlichting en verwarming uit (draai de radiatoren op stand 2). De verwarming dient ook op 2 gezet te worden als er ramen worden opengezet.

Geluid
Tijdens pauzes dient er rekening gehouden te worden met andere groepen en therapeuten, bijvoorbeeld zachtjes praten op de gang, u kunt socialiseren in de Zonnebloem met thee, koffie of iets anders. Houd de deuren zoveel mogelijk gesloten. De huurder kan gebruik maken van (de gehuurde) audioapparatuur, u dient hierbij rekening te houden met andere huurders. Voor het produceren van "veel" geluid, moet altijd vooraf toestemming worden gevraagd.

Consumpties Trefpunt Keuken
Consumpties zijn verkrijgbaar in het treftpunt van Padma, "de Zonnebloem". U kunt ook koffie, thee, frisdrank, soep of een lunch door Synergie laten verzorgen. Neem hiervoor contact op met de coördinator van Padma of Synergie. Als u zelf een lunch of pauze wilt verzorgen kunt u voor € 10,= gebruiksvergoeding de keuken met de aanwezige materialen en de Zonnebloem gebruiken. U bent daarmee niet per definitie de enige gebruiker. Wanneer meerdere huurders gebruik maken van de keuken en de Zonnebloem zult u onderling moeten overleggen over de gebruiksmomenten.
Indien u als huurder graag water wilt verstrekken aan uw cursisten tijdens een cursus of consult, dan dient u zelf voor (plastic) bekers te zorgen. De huurder is er verantwoordelijk voor dat alle meegenomen kopjes en glazen weer teruggebracht worden naar de "Zonnebloem/keuken". Dit hoeft niet als u gebruik maakt van de cateringservice. Het is niet toegestaan dat cursisten zelf meegebrachte drankjes in het centrum nuttigen. Lunch/broodjes meenemen is wel toegestaan.

Verkopen
De verkoop van artikelen door de huurder aan zijn/haar deelnemers is alleen toegestaan indien dat vooraf aan de coördinator is gemeld en door deze daarvoor toestemming is gegeven.

Betaling
De factuur met het huurbedrag wordt vooraf verstuurd. De betaling van de totale huursom wordt binnen twee weken na ontvangst van de factuur gestort op rekening 390425559 t.n.v. St. Padma Zeeland te Middelburg o.v.v. het factuurnummer. De facturen van Padma zijn zonder b.t.w.
Als u gebruik maakt van de service van het afsprakenbureau, de promotionele-, en/of facilitaire ondersteuning, dan krijgt u daarvoor apart een factuur van Synergie. De betaling van de totale factuur dient binnen twee weken na ontvangst van de factuur gestort te worden op rekening 390132152 t.n.v. Synergie o.v.v. het factuurnummer. Deze factuur bevat b.t.w.

Annulering en annuleringskosten
Bij een optie-boeking dient u voorafgaand aan de datum van de boeking de optieboeking te annuleren. Wanneer dit niet gebeurt zal het huurbedrag in rekening gebracht worden.
Bij een definitieve boeking zal bij annulering tussen vier en twee weken voor de huurperiode 30% van de totale huursom in rekening worden gebracht.
Bij annulering minder dan twee weken voor de reservering zal de volledige huurprijs in rekening worden gebracht. Bij overmacht of calamiteit, dit is ter beoordeling aan het bestuur van Padma, kan anders besloten worden.

Brandveiligheid
In het pand is een brandmeldingsysteem aanwezig, breng uzelf en anderen op de hoogte van de werking hiervan en de aangegeven vluchtroutes. Roken is in heel het pand verboden.
Het gebruik van wierook, kaarsjes of waxinelichtjes is toegestaan. Dit dient te gebeuren in veilige houders en op een geschikte ondergrond.
Wierook, kaarsjes en waxinelichtjes dienen ALTIJD onder toezicht te worden gebrand.
Kaarsvet-, schroei- en brandvlekken of andere schade als gevolg van het gebruik van wierook, kaarsjes of waxinelichtjes dient direct gemeld te worden. Schade wordt op de huurder (diens verzekering) verhaald.

Schade of vermissing
De huurder is aansprakelijk voor iedere schade aangebracht aan het gebouw en/of accommodatieruimte en materieel, zowel door de huurder zelf als door de door de huurder gevraagde deelnemers of genodigden, in welke hoedanigheid ook.
Elke schade aan de inboedel of vermissing van inboedel door de huurder of aan hem/haar verbonden deelnemers, dient direct gemeld te worden en is voor rekening van de huurder.

Aansprakelijkheid, diefstal, verzekering
De aansprakelijkheid ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van Padma. Huurders dienen zich hiervoor zelf te verzekeren.
Padma aanvaart geen enkele aansprakelijkheid voor vermissing, ontvreemding, diefstal, verlies of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder of dat betrekking heeft op de activiteit die de huurder organiseert.